Dokumentenmanagement
DOCUMENTS4WORK - Archivierungs- und Dokumenten-
Management-Lösungen
Archivierung und Dokumenten-Management gewinnen im Arbeitsalltag immer
mehr an Bedeutung. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist daher
heute in mittleren bis großen Unternehmen unverzichtbar. An dieses System
stellen sich hohe Anforderungen – schließlich muss es sich problemlos in die
bestehenden Hard- und Softwarelösungen einfügen.
Das Archivierungs und Dokumenten-Management-System DOCUMENTS4WORK
bietet ein technologisches Gesamtkonzept mit vielfältigen Tools und Funktiona-
litäten und sorgt auch für eine elektronische Endablage der Dokumente.
Über zertifizierte Schnittstellen lässt es sich leicht in vorhandene Systeme wie
MS Office-Produkte (z. B. MS-Word, MS-Excel), Warenwirtschaftssysteme
(z. B. SAP und Navision) oder an Groupware-Systeme (Microsoft Exchange, Lotus
Notes) einbinden und gewährt umfangreiche Recherchemöglichkeiten innerhalb
der Ablage. Für weltweiten Zugriff über Intra- oder Internet sorgen die integrier-
ten Webkomponenten.
DOCUMENTS4WORK erfasst jede Art von Massendaten, egal, ob elektronisch oder
in Papierform. DOCUMENTS4WORK strukturiert und ordnet den Dokumentenfluss,
sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und hält Inhalte und Informa-
tionen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit. Kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen – DOCUMENTS4WORK ist der Einstieg in das elektronische Büro des digitalen Zeitalters.
DOCUMENTS4WORK setzt auf modernste Datenbank- und Web-Technologie und ist
für jede Unternehmensgröße und jedes Datenvolumen skalierbar. Dank des modu-
laren Aufbaus passt sich DOCUMENTS4WORK jeder Anforderung an und ist flexibel
einsetzbar – von der „kleinen“ Abteilungslösung bis hin zur plattformübergreifenden High-End-Installation.
DOCUMENTS4WORK ist auf der einen Seite ein bewährtes elektronisches Archiv-
system zur komfortablen und revisionssicheren Ablage von Dokumenten aller Art,
auf der anderen Seite aber auch ein entscheidender Faktor für die Optimierung
des Workflows in den Abteilungen. Es bietet z. B. die Abbildung elektronischer Postkörbe, eine Ad-hoc-Bearbeitung oder unterschiedlich definierbare Bearbei-tungsmöglichkeiten für einzelne Gruppen und sorgt für eine rasche Weiterleitung
der Dokumente in die spezifischen Abteilungen.
Um die täglich in Ihrem Unternehmen eintreffende Post wie Rechnungen, Aufträge
etc. schneller zu bearbeiten, bietet DOCUMENTS4WORK Lösungen für die Massen-
belegerfassung und Klassifizierung. Mit den Capturing Tools werden Dokumente un-
terschiedlichster Größe und in großen Mengen mit Scannern beliebiger Leistungs-
fähigkeit automatisch erfasst, mithilfe der Barcode- und OCR-Erkennung erkannt,
in einzelne Dokumente aufgeteilt, indexiert und an der richtigen Stelle im Archiv
abgelegt. Zusätzlich können auch unstruktierte Dokumente gelesen, validiert und
klassifiziert werden. Ebenfalls können Workflows gestartet werden, wobei erfasste
und indexierte Dokumente in die Workflowakte übernommen werden – so lassen
sich hochkomfortable Posteingangslösungen realisieren.
Gleichzeitig erfüllt DOCUMENTS4WORK die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die kaufmännische Belegarchivierung.
